e-Procurement System

e-Procurement System,eProcurement System คืออะไร
ก่อนอื่นจะขออธิบายถึงความหมายของคำว่า procurement ก่อนนะครับ คือ ฝ่ายจัดหาสินค้า ร่วมถึงขั้นตอนและวิธีจัดหาที่ให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ และ อุปกรณ์ที่จะใช้ในการผลิต ส่วน E ก็ตรงตัวอีกเช่นกัน Electronic ฉะนั้น eProcurement ก็จะหมายถึงระบบที่จะมาช่วยในการบริหารการจัดซื้อ วัตถุดิบ หรือ อุปกรณ์ให้ทันต่อการผลิต หรือ อีกอย่างก็ช่วยบริหารให้ supplier หรือ Vendor มาส่งให้ทันเวลาที่เรากำหนด เราเลยเลือกตรงนี้ว่าระบบ e-rocurement system หรือ คนไทยเราจะรู้จักกันในนามของ Web-EDI หรือ e-supply chian,procurement management,supply chian management,supply chain procurement,purchasing procurement,procurement systems,procurement online,procurement software,electronic procurement ครับ ต่อไปเดี๋ยวผมจะมาอธิบายต่อในเรื่องว่า แล้วตกลงมันต่างอะไร หรือ เกี่ยวอะไรกับ ERP ....
คือมันคนละ Module กันครับ Enterprise resource planning (ERP) คือ ระบบการทำงานที่นำมาพัฒนาเป็นโปรแกรม ที่ช่วยในการทำงาน ซึ่งจะครอบคุมทุก module การทำงานของโรงงาน เออ...ลืมบอกไป ERP เราจะใช้ในโรงงานอุตสาหกรรมเป็นส่วนใหญ่นะครับ หรือ ที่ใดก็ตามเวลาจะผลิตสินค้าแล้วมีขั้นตอนการผลิต ที่เป็นขั้นเป็นตอน แล้วอยากได้โปรแกรมเข้ามาช่วนในการบริหารจัดการ การผลิต

ERP จะมี Module หลัก ๆ ที่นิยมใช้กันมากแล้วก็ถือเป็นความต้องการอันดับต้น ๆ เลยคือ MRP (Material Requirement planning) Module มีหน้าดี บริหารจัดการ เรื่องของ Demand (Customer Order,Forecast,Safety Stock) และ Supply (Purchasing,Manufacturing Order) ให้มันสมดุจกัน จากคำอธิบายเริ่มเห็นอะไรหรือยังครับ นั้นคือ คำว่า supply
จะเห็นว่า เมื่อเรา run MRP เราจะได้ผลลัพธ์ที่เป็น Supply ซึ่งผมขออธิบาย Supply ที่เป็น เรื่อง Purchasing นะครับ
จากผลลัพธ์ของ MRP เราก็จะได้ PO Purchase Order ที่ระบุว่า เราต้องการวัตถุดิบเมื่อไร เจ้าไหน ราคาเท่าไร ใช่ไหมครับ
จากนั้น ระบบ ที่มาทำงานต่อ คือ คน ไม่ใช่ ๆๆๆ เมื่อก่อนที่จะมีระบบ ใช่ครับ คนจะต้องทำเองทั้งหมด Fax บ้าง,Mail บ้าง และอีกหลายวิธีที่จะให้ได้มาซึ่งวัรถุดิบที่ตรงเวลา แต่ระบบ e-Procurement System หรือ e-Supply Chain จะมาช่วยเราเรื่องนี้คือ
เมื่อเรามีการ upload ข้อมูลขึ้นไปบน ระบบ ระบบก็จะแจ้งไปยัง vendor ว่ามี new po นะมา download และไปดำเนินงานต่อด้วย
ตกลงรับ order นี้ไหม ถ้ารับ ก็จะมี mail แจ้งมายัง Buyer ว่าตกลง ไม่ใช่แค่นี้นะครับที่ระบบนี้ทำได้ยังมี เมื่อจะส่งวัตถุดิบ ระบบก็จะรองรับการสร้าง DO,Invoice เพื่อใส่ส่งมาพร้องวัตถุดิบ เมื่อส่งของเสร็จ ระบบก็จะ แจ้งผลการรรับสินค้าให้ supplier ทราบอีกครั้งยังมีรายละเอียดอีกมากนะครับ
เราจะเห็นว่าถ้าเราให้ระบบทำงาน คนจะมีหน้าที่ แค่ monitor เท่านั้น ทั้ง ERP ,E-procuremetn ถ้าทำงานเสร็จสมบูรณ์ เราจะเห็นว่าจะทำให้เราลดต้นทุนในการผลิตไปได้มากเลยที่เดียวว่าไหมครับ ....เดี๋ยวมาเขียนต่อนะตรับ